Les applications métier : quel intérêt ?
L’application métier est par définition une application développée selon des besoins métiers.
Une application métier permet de faciliter la gestion des activités d’une entreprise en simplifiant les tâches tout en automatisant les processus.
Les organisations peuvent acheter une application standard prête à l’emploi, ou opter pour le développement d’une application métier sur mesure.
La solution choisie dépendra entre autres :
- Du secteur d’activité,
- De la structure de l’entreprise,
- Des besoins des utilisateurs,
- Et des problèmes à résoudre dans l’organisation.
Par définition donc, l’application métier doit être facteur de productivité et de rentabilité pour l’entreprise. Mais ces avantages ne sont pas sans conditions.
Répondre aux besoins de votre entreprise c’est bien, mais répondre aux besoins de vos collaborateurs, c’est mieux !
En effet, il ne faut pas sous-estimer l’impact négatif d’une mauvaise expérience utilisateur pour les employés.
Pourquoi l’UX Design ?
UX est l’acronyme anglophone de « User Experience » ; en français, « l’expérience utilisateur ».
Nous qualifions d’approche UX, l’ensemble des méthodologies qui permettent, entre autres, de concevoir des systèmes ergonomiques et intuitifs en mettant l’utilisateur au centre du processus de conception. And here is the point !
La prise en compte de l’utilisateur en amont du projet permet de connaître la réalité du terrain et de proposer ainsi une application parfaitement adaptée et qui répondra au mieux aux problématiques quotidiennes des collaborateurs.
Pourquoi intégrer l’UX à la conception ou refonte de mon application métier ?
D’une PME aux grandes industries en passant par les ETI, les solutions informatiques sont indispensables et ont des conséquences directes sur la qualité et l’efficience du travail. Mais une mauvaise UX peut vous coûter très cher.
Si votre application métier doit vous permettre de gagner du temps et de l’argent, une interface mal conçue peut vous faire perdre tout autant.
Rappelons que chaque collaborateur est un consommateur, habitué à se servir d’appareils mobiles et de solutions web pratiques, accessibles et souvent agréables à utiliser.
Si une application métier et une application grand public ont différents enjeux, elles ont la même exigence UX. L’utilisateur final doit être la seule préoccupation au delà des fonctionnalités. Qu’importe l’utilité d’une application si on ne l’utilise pas…
Chez 40/60, nous accompagnons depuis plusieurs années les entreprises dans la création de plateformes SaaS (Software as a Service) et d’expériences digitales.
Notre expertise nous a permis de travailler à plusieurs reprises sur les applications métiers de diverses sociétés et nous a démontré les difficultés souvent rencontrées suite à la précipitation de certaines solutions.
Le cas d'une application métier : Mon Bureau d'études
Illustrons donc nos propos avec l’un de nos clients : Mon Bureau d’études.com. Un bureau d’études techniques qui accompagne ses clients dans la réalisation de travaux modifiant la structure d’un bâtiment grâce à une solution digitalisée.
À l’époque, l’entreprise travaillait encore au développement de sa plateforme qui permet d’une part de coordonner différents acteurs lors d’un projet (ingénieurs, client, architecte, maître d’œuvre, etc.) et d’autre part de gérer du contenu technique.
Malheureusement, l’entreprise a voulu aller trop vite. Dans un souci de rentabilité et pour pouvoir générer rapidement du profit, la plateforme a été développée à destination du client (porteur de la solution) mais sans prendre en compte toute les parties prenantes de l’outil.
En effet, le back office de la plateforme était non seulement incompréhensible pour les professionnels qui devaient travailler dessus, mais également inutilisable à cause de fonctionnalités inexistantes.
Les professionnels utilisaient donc d’autres outils comme Excel pour seulement uploader leur travail sur la plateforme.
Résultat des courses, l’entreprise a dû mener une refonte complète de son application métier peu de temps après.
Une erreur qui aurait pu être évitée si les collaborateurs du Bureau d’étude avaient été parties prenantes du projet de sa conception jusqu’à sa réalisation dans un souci d’expérience utilisateur.
Quels bénéfices ?
L’intégration d’une telle méthodologie dans le développement d’une application métier sur mesure représente en effet du temps et un investissement. Mais de toute évidence, les solutions informatiques créées trop rapidement, purement fonctionnelles, sont vouées à l’échec.
Car n’oublions pas que le collaborateur est client de l’application métier ! Personne ne veut faire face à des applications d’entreprise pénibles à utiliser tout en utilisant des solutions innovantes chez soi.
Permettre à l’utilisateur de faire partie intégrante du développement de SON outil lui permettra de se l’approprier en toute autonomie et permettra à terme de réduire les coûts de formation à l’application métier par exemple.
Prenons l’exemple de Maline Immobilier, avec qui nous avons travaillé à la refonte de leur application métier à destination des agents et managers immobilier suite à de nombreux retours négatifs de leurs collaborateurs.
Il s’agissait d’un CRM pour le traitement et la génération de leads, de l’acquisition jusqu’à la signature du mandat, afin de faciliter les process et d’optimiser l’efficacité des équipes.
Les fonctionnalités étaient certes bien identifiées mais mal pensées car l’utilisateur n’avait encore une fois pas été intégré à la logique de développement !
C’est donc en revenant au contact de ses collaborateurs et de leur métier que l’entreprise a su se réapproprier l’outil et l’optimiser. Suite à la refonte, les équipes ont pu gagner en productivité et en confort de travail, ce qui a largement contribué aux performances et à la notoriété de l’entreprise.
Une application ergonomique, avec une interface réfléchie et basée sur les besoins utilisateurs permet donc :
Un gain de temps...
- Dans la formation en interne et la prise en main de l'outil
- Dans la réalisation des tâches à exécuter, et donc un gain d’argent
Une automatisation...
- Dans les processus de gestion (de projet, des données, etc.)
- Permettant une réduction des erreurs de saisies
Une satisfaction globale...
- De vos associés et une meilleure relation client
Selon les fonctionnalités choisies, l'application métier sur mesure, peut faciliter la gestion des stocks, permettre de mieux comprendre les ressources humaines propres à vos métiers, automatiser la réalisation de cahier des charges...
Vous l'aurez compris, le design d'application métier
En découle une réelle adhésion à l’outil de travail, car celui-ci a été conçu en prenant en compte les vraies contraintes du métier, le contexte d’utilisation et l’environnement d’usage.
Les bénéfices d’une démarche UX en matière de transformation digitale sont bien tangibles et les consciences s’éveillent sur les avantages stratégique d’un tel investissement. En effet, notre expérience chez 40/60 a montré ces dernières années que de plus en plus d’entreprises se tournent vers des agences d’UX Design pour la refonte ou la mise à jour de leur application métier.
Prendre le temps d’intégrer une vraie démarche UX au développement de vos solutions digitales représente certes un investissement humain, financier et technique, mais cet effort peut vous rapporter gros !
À l’image de Steerio, encore en plein développement à l’époque et qui a su intégrer judicieusement notre méthodologie UX à la refonte de sa plateforme. Suite à cela, ils se sont fait approcher pour un rachat par un grand cabinet de conseil.
Comment développer une application métier ?
L’intérêt et les bénéfices d’une méthodologie UX appliquée à la mise en place de votre application métier étant désormais démontrée, nous vous proposons 3 règles de bonne conduite à suivre pour votre projet de refonte ou de développement.
Intégrer l’utilisateur sur toute la durée du process
Nous ne cessons de nous répéter depuis le début de cet article, mais tout l’intérêt d’une démarche UX s’articule autour de l’utilisateur, en l’occurrence de vos collaborateurs.
Ce sont eux qui pourront s’assurer que votre application sera adaptée aux besoins spécifiques de leur métier ou aux enjeux actuels de votre système d’information.
Au même titre que vos clients, vos collègues et associés sont des consommateurs exigeants et attendent des outils aussi utilisables, accessibles et conviviaux que ceux auxquels ils ont accès en dehors de leur lieu de travail.
Les intégrer en tant que parties prenantes de votre projet de refonte ou de développement vous permettra d’assurer la pertinence et l’ergonomie de votre outil. De plus, corriger une erreur dès la conception revient moins cher en développement et en maintenance.
Chez 40/60, nous rappelons généralement que votre pire ennemi dans la préparation de votre projet seront vos croyances préconçues. Il est toujours très risqué d’essayer de se mettre « à la place de » ou « de penser pour » quelqu’un d’autre.
On en apprend toujours énormément sur la réalité quotidienne en s’entretenant avec les premiers concernés ou en allant les observer méthodiquement sur le terrain. Alors avant d’imaginer n’importe quelle fonctionnalité, assurez-vous de ce que vos employés ont vraiment besoin, immergez-vous dans leur réalité, dans les processus métiers et faites preuve d’empathie.
Prototypez et testez votre application métier
Le besoin utilisateur étant ainsi recueilli et les objectifs de votre logiciel clairement définis, il s’agit désormais de conceptualiser votre outil et de le prototyper afin de le tester.
Chez 40/60, nous travaillons très souvent sur la base d’un « MVP » (Minimum Viable Product), c’est à dire la version la plus minimaliste possible de votre application. Il vaut mieux faire peu et s’assurer que ça marche, plutôt que tout d’un coup et ainsi prendre le risque de devoir potentiellement tout refaire.
De cette manière, vous serez capable de confronter rapidement votre idée à la réalité de vos utilisateurs, de valider leurs besoins, de recueillir leurs avis et d’itérer rapidement pour orienter efficacement le développement et les améliorations du produit.
Menez votre projet en mode « Agile »
Afin d’intégrer au mieux les deux précédents points dans la gestion de votre oeuvre, il est essentiel de travailler selon des méthodes dites « Agiles ». Plutôt que de prévoir la planification totale du projet avant même son développement, nous préconisons plutôt la fixation d’objectifs à court terme.
Le projet est ainsi fragmenté en plusieurs sous-parties que l’équipe qui en a la charge se doit d’atteindre progressivement en réajustant si nécessaire les objectifs pour répondre le plus possible aux attentes du client et/ou des associés.
Cette méthodologie induit notamment un management collaboratif afin d’introduire chaque collaborateur comme co-concepteur de l’outil.
Chez 40/60, nous travaillons ainsi par « Design Sprint« . Une méthode de gestion de projet qui nous permet d’itérer rapidement et de travailler en flux tendu avec les différents acteurs attenant à faire évoluer votre solution.
En découpant ainsi la conception et le développement de votre application métier, vous êtes sûr de prendre la bonne direction. Car le plus gros risque serait finalement de perdre du temps à développer quelque chose qui ne marchera pas…
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En résumé
Vous l’avez compris, vos outils de gestion et autres logiciels de travail sont d’abord au service de leurs utilisateurs. Mettre en place une démarche de conception orientée utilisateur favorise donc le développement d’une application métier utile, intuitive, facilement utilisable et agréable pour vos collaborateurs.
Vous gagnerez également en rentabilité et en productivité grâce à un outil performant et efficace. L’UX design fait précisément le lien entre l’informatique, les technologies web, et l’humain. Le service informatique ou la DSI peut ainsi procéder à l’implémentation de logiciels adaptés aux contraintes du métier, bien acceptés par les utilisateurs, et qui répondent aux objectifs business de l’organisation.
Enfin, la satisfaction des utilisateurs améliore l’ambiance de travail et l’image de la marque.
Mais l’optimisation de votre expérience utilisateur passe également par un regard neuf. Faire intervenir une agence d’UX design sur votre projet vous permettra de prendre du recul sur la complexité de votre solution, sur les fonctions que vous souhaitez développer, sur une base de données à traiter ou tout simplement sur votre activité.
De notre expérience chez 40/60, c’est également ce regard extérieur qui est souvent bénéfique dans le développement d’une application métier, en plus d’une expertise méthodologique et et d’un savoir-faire technique.
L’UX Design constitue donc bien une approche incontournable dans le développement d’une application métier mais ne représente pas pour autant une solution clés en main. Il ne s’agit pas d’une méthode générique, mais bien d’une expertise à part entière et qui sera toujours spécifique à votre organisation et à vos besoins en fonction de votre métier et de vos utilisateurs. Elle est donc une réelle valeur ajoutée à votre produit.
Vous développez actuellement votre application métier ? Nous sommes surement l’agence dont vous avez besoin ! Retrouvez-nous sur notre profil 40/60 Studio.
